Arbeitsabläufe durch Agiles Projektmanagement optimieren
Die Durchführung von Projekten in Unternehmen erfordert stets eine bewusste und genaue Planung. Wenn Sie Projekte ohne ein gezieltes Management in die Tat umsetzen wollen, endet dies häufig mit ineffizienten Ergebnissen oder Problemen im Zeitmanagement. Umso wichtiger ist es, sich mit Methoden zu beschäftigen, die die Arbeitsabläufe in Ihren Teams extrem verbessern können. Eine Projektmanagement Weiterbildung kann Ihnen dabei helfen, die bestmögliche Vorgehensweise für Ihre Projektarbeiten zu finden.
Dabei geht es beim Agilen Projektmanagement
Eine strikte, wissenschaftliche Definition von agilem Projektmanagement existiert zwar nicht, aber dennoch lassen sich gewisse Eckpfeiler im Verständnis fest machen. Der Fokus liegt bei dieser Art von Projektmanagement nicht auf dem Projekt an sich, sondern auf eine flexible Handlungsweise, die Kunden (auch Stakeholder genannt) und das Ergebnis des Projekts stets im Blick hat. Die Vorgehensweise ist dabei iterativ, das bedeutet schrittweise und wiederholend. Anstatt das Projekt oder Teilprojekt in einem Durchlauf abzuarbeiten, werden Abschnitte gebildet, diese bearbeitet, während gleichzeitig Verbesserungen auf der Basis von Feedback durchgeführt werden. Die ersten Erwähnungen von agilem Projektmanagement finden Sie bereits in 1950er Jahren, doch erst in den 1970ern wurde die Methode von immer mehr Softwarefirmen genutzt. Anfang der 2000er wurde das „agile manifesto“ veröffentlicht, indem mehrere Entwickler die zwölf Grundprinzipien festhielten. In der heutigen Zeit erfreuen sich agile Methoden immer mehr Beliebtheit. Heutzutage machen sich nicht mehr nur Software-Entwickler, sondern auch Projektteams vieler anderer Branchen, diese Art des Projektmanagements zu Nutze.
So setzen Sie agiles Projektmanagement richtig um
Damit Sie und Ihr Team Agile Methoden im Projektmanagement optimal nutzen können und Ihren Kunden das bestmögliche Ergebnis bieten, gibt es einige Punkte zu beachten. Im Mittelpunkt stehen stets die agilen Prinzipien und Werte. Diese beinhalten eine einwandfrei funktionierende Software, die Zusammenarbeit mit dem Kunden und den Fokus auf individuellen Interaktionen, sowie die Bereitschaft, Veränderungen und Anpassungen zügig vorzunehmen. Ihr Team sollte dafür hochmotiviert und engagiert sein, und über eine ausreichend hohe Kompetenz verfügen. Definieren Sie zusammen mit den Stakeholdern klare Ziele und Prioritäten, die Sie an Ihr Team weitergeben. Die Ziele werden durch eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise realisiert, indem Sprint-Phasen genutzt werden, in denen Ihr Team die Ergebnisse nach kurzen und intensiven Arbeitsphasen liefert. Um einen detaillierten Einblick in die Umsetzung zu erhalten, sollten Sie einen Agiles Projektmanagement Seminar oder Kurs besuchen.
Das sind die geeigneten Bereiche und Projekte
Ursprünglich ist das agile Management von Projekten in der Branche der Softwareentwicklung beheimatet. Dort ermöglicht es eine schnelle und zielgerichtete Markteinführung und die stetige Anpassung und Verbesserung von Software-Produkten. Auch andere IT-Projekte, wie z. B. die Entwicklung von Websites oder die Implementierung von Datenbanken, profitieren von Durchführung von agilen Methoden. Durch die kundenorientierte Vorgehensweise können Sie sicherstellen, dass Ihr Team sich flexibel und effektiv an die Bedürfnisse der Stakeholder anpasst. In der Werbe- und Marketingbranche können die Feedbackphasen des agilen Projektmanagements vom Kunden auf dessen Zielgruppe ausgeweitet werden. Marketingteams sind somit in der Lage, schneller auf Trends und Veränderungen am Markt zu reagieren. Ähnliche Vorteile bieten Scrum, Kanban und Co. in der Produktentwicklung. Das Endkundenfeedback wird dabei unmittelbar zur Anpassung des Produkts genutzt, ohne den eigentlichen Entwicklungsprozess zu unterbrechen.
Diese Arten von agilen Prozessen gibt es
Es gibt verschiedene Arten von Agilen Methoden, die auf bestimmte Anforderungen und Projektergebnisse zugeschnitten sind. Die bekanntesten sind Extreme Programming (XP), Feature Driven Development, Scrum, Design Thinking und Kanban. Welche Methode für Ihre Branche und Ihr Team am geeignetsten ist, kann Ihnen ein Agiles Projektmanagement Seminar verraten. Extreme Programming ist für die Entwicklung hochwertiger Software konzipiert worden. Der Fokus liegt auf einer möglichst hohen Produktivität, sowie den Grundprinzipien Kommunikation, Einfachheit, Feedback, Mut und Respekt. Neben den Hauptmerkmalen des agilen Projektmanagements umfasst Extreme Programming unter anderem die Praktik des Pair Programming, bei dem zwei Entwickler an der selben Aufgabe arbeiten und dabei ihr Wissen austauschen.
Beim Feature Driven Development (auch FDD genannt) geht es um die Entwicklung von funktionalen Features in der Softwareentwicklung. Der Entwicklungsprozess ist beim FDD klar strukturiert und umfasst fünf Phasen: Die Domänenmodellierung, die Erstellung einer Feature-Liste, die Feature-Planung, Feature-Entwicklung und die Abschlussphase. Neben der iterativen Vorgehensweise ist ein wichtiges Merkmal, dass ausschließlich Domänenexperten mit tiefem Verständnis der Projekt-Domäne für die Softwareentwicklung in das Projekt eingebunden werden.
Scrum ist die wohl bekannteste agile Methode und dient dazu, komplexe Aufgaben durch eine effektive Planung effizient umzusetzen. Wichtige Eckpfeiler sind dabei das Scrum-Team, Backlogs, Sprints, das Sprint-Review und die Sprint-Retrospektive. Bei den Backlogs unterscheidet man zwischen Product Backlog und Sprint Backlog. Beide Listen umfassen To Dos, die sich im Laufe der Entwicklungszeit verändern können. Um alle Teammitglieder auf dem laufenden zu halten, wird täglich ein Scrum-Meeting organisiert. Reviews und Retrospektiven dienen dazu, die Sprintphasen zu bewerten bzw. den Kunden über die Ergebnisse zu informieren.
Die agile Methode Kanban hat ihren Ursprung in der Fertigungsindustrie und dient dazu nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz bei der Durchführung von Aufgaben zu erhöhen. Allgegenwärtig ist bei dieser Methode das Kanban-Board, das den Arbeitsprozess visualisieren soll. Bei der Kanban Methode soll der Work in Progess, also die parallel zu bearbeitenden Aufgaben, begrenzt werden. Daher dürfen sich nur eine festgelegte, maximale Anzahl von Aufgaben gleichzeitig in einer Spalte des Kanban-Boards befinden. Kanban eignet sich hervorragend für die Produktentwicklung außerhalb der Software Branche.
Zu guter Letzt wird vor allem im kreativen Branchen gerne mit der Methode Design Thinking gearbeitet. Empathisches Denken und ein Verständnis für die Benutzerbedürfnisse stehen bei dieser Methode im Vordergrund. Design Thinking umfasst fünf Schritt (Verstehen, Definieren, Ideen finden, Prototypen erstellen und Testen) und ist wie alle anderen agilen Prozesse sehr kundenorientiert. Durch den häufigen Einsatz von visuellen Hilfsmitteln können Inhalte und Ergebnisse unmissverständlich übermittelt werden. Die Inkremente, die durch die Anwendung von Design Thinking entstehen, werden Prototypen genannt und bieten Ihrem Kunden ein gut durchdachtes Vorabergebnis, welches durch Feedback weiter verbessert werden kann.
Charakteristika
Agiles Projektmanagement bietet Ihnen viele Vorteile, die Sie durch herkömmliches bzw. lineares Projektmanagement nicht erhalten. Die wohl wichtigsten Charakteristika sind die iterative und inkrementelle Vorgehensweise und der kundenzentrierte Ansatz. Iterativ und inkrementell bedeutet im Projektmanagement, dass Projekte in kurzen Sprintphasen, auch Iterationen genannt, realisiert werden. Die Software oder das Produkt wird dadurch schrittweise entwickelt und stetig angepasst. Jede Iteration liefert am Ende ein funktionierendes Inkrement (auslieferbares Teilprodukt). Dieser Ansatz ist deswegen sehr kundenorientiert, da die Stakeholder durch die schnell auslieferbaren Inkremente regelmäßiges Feedback geben können. Indirekt werden die Kunden also in den Entwicklungsprozess mit eingebunden. Ihr Team kann sich durch diese Vorgehensweise stetig verbessern, da es durch die Rückmeldungen bereits während des Entwicklungsprozesses seine Arbeitsweise reflektiert.
Das erhaltende Feedback kann unmittelbar für qualitäts- und effizienzsteigernde Maßnahmen genutzt werden. Die Voraussetzung für eine solche Arbeitsweise ist eine offene, transparente Kommunikation. Agile Methoden benötigen Transparenz gegenüber dem Kunden, aber auch innerhalb des Teams. Nur wenn alle Informationen über den Projektfortschritt und die Handlungsschritte offen gelegt werden, können sowohl das Team als auch die Stakeholder von agilem Projektmanagement profitieren. In einem Scrum Kurs oder anderen Weiterbildungen zu agilen Methoden werden Ihnen die Charakteristika noch einmal genauer erläutert.
Die fünf Phasen des agilen Projektmanagements
Wie jede Art von Projektmanagement lässt sich auch agiles Projektmanagement in verschiedene Phasen aufteilen. Zu beachten ist dabei allerdings, dass sich die einzelne Phasen in den verschiedenen Methoden (z. B. Scrum, Kanban, FDD) leicht voneinander unterscheiden können. Ein Agiles Projektmanagement Seminar kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Methode die richtige für Sie ist.
Die erste Phase des agilen Managements umfasst die Projektvorbereitung. In dieser Phase stellen Sie das Team zusammen und definieren die Projektziele sowie den Arbeitsumfang. In Phase zwei dreht sich alles um die Sprint-Planung. Das Team setzt dabei Prioritäten und koordiniert die Aufgaben, die während der Sprintphase erledigt werden müssen. Dabei entsteht das so genannte Sprint-Backlog, in dem die Aufgaben festgehalten werden. Anschließend folgt Phase drei, der eigentliche Sprint. Bei diesem Schritt werden die Aufgaben bearbeitet und umgesetzt. Das Team trifft sich außerdem zu täglichen Meetings (in der Regel morgens) um den Arbeitsfortschritt zu besprechen. In Phase vier, dem Sprint-Review, werden die Ergebnisse eines Sprints zusammengetragen. Das erarbeitete Inkrement wird Product Ownern und Stakeholder präsentiert. Diese geben dem Team Feedback, so dass Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen werden können. Die finale Phase ist die Sprint-Retrospektive. Die Retrospektive findet intern statt, indem das Team den vorangegangenen Sprint Revue passieren lässt. Dabei werden positive Aspekte und Probleme besprochen, um die nächste Sprintphase optimal zu gestalten.
Das sind die verschiedenen Rollen
Um ein agiles Projekt durchführen zu können, werden den Beteiligten verschiedene Rollen zugewiesen. Diese sorgen dafür, dass das Projekt möglichst unproblematisch ablaufen kann und keiner der Beteiligten seine Kompetenzen überschreitet. Die zentrale Rolle spielt dabei der Product Owner. Dieser vergibt den Auftrag und vertritt die Interessen der Kunden bzw. Stakeholder. Seine Anforderungen und Prioritäten müssen von dem Entwicklungsteam stets beachtet werden. Der Product Owner erstellt außerdem ein Product Backlog, in dem er die Anforderungen stets aktualisieren kann. Der Scrum Master dient als eine Art Teamleiter und überwacht die Einhaltung der agilen Methoden und Prinzipien. Er unterstützt das Team, fördert die Kommunikation und hilft, Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Auf der anderen Seite kommuniziert der Scrum Master ebenfalls mit dem Product Owner und unterstützt ihn im Bezug auf das Product Backlog. Das Entwicklungsteam ist für die Umsetzung des Projekts verantwortlich und besteht aus qualifizierten Fachkräften. Das Team hält sich an die Anforderungen des Product Backlogs und entwickelt in den Sprintphasen funktionsfähige Inkremente.
Klassisches vs. agiles Projektmanagement
Klassisches bzw. traditionelles Projektmanagement unterscheidet sich teilweise sehr stark von agilem Projektmanagement. Die stärksten Unterschiede liegen in der Planung, Flexibilität sowie der Kundenorientierung. Klassisches Projektmanagement zeichnet sich durch seine klare und langfristige Planung aus. Der Plan wird dabei zu Beginn des Projektes erstellt und muss vom Entwicklungsteam so gut wie möglich eingehalten werden. Beim agilen Projektmanagement hingegen sorgen kurze Sprintphasen und regelmäßige Feedbackrunden für mehr Flexibilität. Zudem fokussiert sich agiles Management mehr auf die Wünsche des Kunden, der bei der Entwicklung regelmäßig mit einbezogen wird. Das traditionelle Management konzentriert sich eher auf den festgelegten Zeitplan und das Budget. Ein weiterer großer Unterschied besteht in der Dokumentation. Diese ist beim agilen Projektmanagement auf das Wesentliche beschränkt, während die traditionelle Variante eine ausführliche Dokumentation verlangt.
Agiles Projektmanagement: Ja oder nein?
Wenn Sie überlegen, ob agile Methoden für Ihre Zwecke geeignet sind, sollten Sie die folgenden Punkte für sich überprüfen. Ein agiles Projektmanagement Seminar kommt dann für Sie in Frage, wenn Sie einige der genannten Vorteile für Ihre Projekte nutzen möchten: Das agile Projektmanagement eignet sich hervorragend für komplexe und sich stetig ändernde Anforderungen und ist deswegen in der Software-Entwicklung so beliebt. Wenn Sie eine hohe Kundeneinbindung und eine schnelle Markteinführung anstreben, eignet sich die agile Form des Projektmanagements deutlich besser, als die konventionelle. Auch risikoreiche Projekte, die mit geringer Planungssicherheit verbunden sind, lassen sich besser agil managen. Durch den regelmäßigen Austausch mit dem Product Ownner können Anpassungen schneller vorgenommen werden. Auch ein Abbruch des Projektes wirkt sich durch die höhere Flexibilität weniger kostenintensiv aus. Ob und welche agile Methode zu Ihren Vorhaben passt, können Sie in Weiterbildungen, wie z. B. einem Kanban Kurs, erfahren.
In diesen Fällen sollten Sie auf agiles Arbeiten verzichten
Nicht immer ist das agile Arbeiten die bevorzugte Methode zur Umsetzung eines Projekts. In manchen Fällen kann das klassische Projektmanagement sogar von Vorteil sein, zum Beispiel wenn die Anforderungen des Kunden klar definiert sind, und sich voraussichtlich nicht während der Umsetzung verändern werden. Auch ein enger Zeitrahmen für die Ausführung und unflexible Gegebenheiten sprechen eher für klassische Projektmethoden. Verfügen Sie nur über ein kleines Team oder sehr wenige Mitarbeiter, die ein Projekt bearbeiten können, kann die Umsetzung agiler Methoden ebenfalls schwierig werden.
Dafür stehen die vier agilen Werte
Die vier agilen Werte gehören zum fest definierten agilen Manifest und legen die Grundpfeiler für das agile Projektmanagement. Der erste agile Wert ist der höhere Wert von Individuen und Interaktionen im Gegensatz zu den Prozessen und Werkzeugen. Zusammenarbeit und Kommunikation haben im agilen Projektmanagement einen höheren Stellenwert als der eigentliche Arbeitsprozess. Der zweite Wert ist die Wichtigkeit einer funktionierenden Software im Gegensatz zu einer ausführlichen Dokumentation. Das Ergebnis des Projekts und dessen Anwendbarkeit bzw. Marktreife ist von höherer Relevanz, als eine ausführliche Projektdokumentation. Ein funktionierendes Produkt stellt die Stakeholder zufriedener, als sorgfältig dokumentierte Arbeitsabläufe. Der dritte Wert ist die enge und regelmäßige Zusammenarbeit mit dem Kunden. Der Kunde ist Partner im Entwicklungsprozess und nicht nur der vertragliche Auftraggeber. Ein stetiger Austausch ist essentiell. Zu guter Letzt gilt eine hohe Flexibilität und die Anpassung auf Veränderungen als vierter agiler Wert. Durch stetiges Feedback und Austausch ist die Anpassungsfähigkeit Ihres Teams sehr wichtig. Die Produktentwicklung ist ein flexibler Prozess und kein sturer Plan, der verfolgt werden soll.
So sieht die Arbeitsweise eines agilen Teams aus
Enge Zusammenarbeit und ein hohes Maß an Selbstorganisation sind Grundvoraussetzungen für den Erfolg eines agilen Teams. Das Team trägt eine gemeinsame Verantwortung und arbeitet zusammen auf ein Ziel hin. Das eigenständige Arbeiten und die Verantwortung innerhalb des agilen Teams entbindet Sie als Teamleiter von der Rolle des Organisators. Anstatt dessen wird die Aufsicht und Koordination z. B. einem Scrum-Master übertragen. Durch die Einbindung des Kunden oder Stakeholders in den Entwicklungsprozess ist zudem von den Teammitgliedern zu erwarten, dass diese den stetigen Kundenkontakt aufrecht erhalten und ausreichende Kommunikation betreiben. Transparenz und Offenheit sind bei agilen Projekten das A und O. Die Arbeitsschritte jedes einzelnen Teammitglieds werden offen gelegt, wodurch zurückgezogenes Arbeiten ohne die Einbindung der Teamkollegen nicht möglich ist.
Scrum und Kanban: Die Vor- und Nachteile
Sowohl Scrum als auch Kanban bieten eine ganze Reihe Vorteile, aber auch einige Nachteile für die Realisierung Ihres Projekts. Da beide Methoden einige Unterschiede aufweisen, bietet es sich an, für verschiedene Projekte die jeweils passende agile Methode auszuwählen. Die Vorteile der beliebten Methode Scrum sind vor allem die hohe Transparenz und das strukturierte Framework. Bei der Methode Scrum gibt es eine klare Rollenverteilung, die von Ihren Teammitgliedern eingehalten werden muss. Sprintphasen, Meetings und Feedback sind klar definiert und müssen zu vorgegebenen Zeiten abgehalten werden. Die hohe Komplexität der Vorgaben und Rollenverteilung kann jedoch vor allem bei unerfahrenen Mitarbeitern für Unmut sorgen. Morgendliche Meetings, Feedbackrunden und Retrospektiven sorgen außerdem für einen hohen Zeitaufwand, was insbesondere bei Projekten, die unter Zeitdruck fertig werden müssen, als Nachteil gesehen werden kann. Kanban hingegen besticht durch seine Einfachheit und eignet sich gut für Teams, die über wenig Berufserfahrung verfügen. Kanban hilft dem Team bei der Aufgabenpriorisierung, wodurch die wichtigsten Arbeitsschritte nicht außer Acht gelassen werden können. Durch die Visualisierung des Workflows unter Kanban kann dieser kontinuierlich verbessert werden. Ein Nachteil der agilen Methode Kanban ist unter anderem, dass sie wesentlich weniger Struktur bietet als Scrum. Es gibt keine festen Meetings und Sprintphasen. Der Projektfortschritt bleibt somit länger unklar. Kritische Aufgaben können sich dadurch verzögern, während dies bei strukturierteren agilen Methoden eher unwahrscheinlich ist. Ein Scrum Kurs oder ein anderen agiles Projektmanagement Seminar ermöglicht es Ihnen, sich mit den verschiedenen Projektmethoden auseinander zu setzen und die richtige für Ihr Team auszuwählen.
So finden Sie die passenden Weiterbildungen bei medienreich.de
Wenn Sie nun neugierig geworden sind und Ihren Horizont im Bezug auf agile Methoden erweitern möchten, dann sind die Weiterbildungen von medienreich.de genau das Richtige für Sie. Medienreich.de bietet Ihnen eine breite Palette an Kursen, mit denen Sie Ihr Wissen erweitern können. Für ein gut durchgeführtes agiles Projektmanagement ist eine Weiterbildung unerlässlich. Vertiefen Sie Ihre Kenntnisse in Sachen Scrum, Kanban oder Design Thinking, um ein Projektexperte zu werden. Melden Sie sich noch heute für ein Seminar an und führen Sie ihr Projektteam zum Erfolg.
